PENGURUSAN FAIL PRASEKOLAH       

( SUMBER  : BAHAGIAN PENGURUSAN SEKOLAH HARIAN KPM)

1.     DEFINISI FAIL

·         PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN, MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSAN APABILA DIPERLUKAN.

·         Satu folder yang diberi tajuk, nombor, didaftar dan diindekskan di mana di dalamnya surat-surat  disusun dengan cermat dan teratur

2.     TUJUAN

·         Mewujudkan sistem fail yang seragam di Kelas Prasekolah KPM.

·         Mengelakkan berlaku pertindihan dalam memberikan tajuk dan nombor fail.

·         Memudahkan dan mempercepatkan pengesanan fail-fail.

·         Memastikan fail-fail sentiasa terkawal mengikut sistem yang telah ditetapkan.

3.     Tajuk-tajuk fail boleh diberikan angka kod seperti berikut:

Contoh:          ABA1034/01/01/001

                        ABA     …..       -           Kod Sekolah

01                     -           Kurikulum

            01                     -           Prasekolah

            001                   -           No. Fail Prasekolah

4.     CONTOH FAIL AM

ABA1034/ 01 / 01 / 001

 

Kod                  Kod                  Kod                  No. Fail

sekolah             kurikulum          Prasekolah        Prasekolah

5.     KERTAS MINIT

Tiap-tiap fail perlu ada:

·         Kertas minit.

·         *Salinan surat-surat yang dihantar dan telah dimasukkan nombor rujukan (enclosure number).

*Surat-surat yang dimasukkan ke dalam fail hendaklah direkod pada kertas minit.

       6.   NOMBOR-NOMBOR  TAJUK DAN PERKARA FAIL PRASEKOLAH

            Nombor                            Perkara

ABA…./ 01/ 01/001   Surat Pekeliling / Siaran

ABA…. / 01/ 01/002   Pendaftaran Murid

ABA…. / 01/ 01/003   Jawatankuasa Prasekolah

ABA…. / 01/ 01/004   Mesyuarat Pra

ABA…. / 01/ 01/005   Fail Sukatan / Huraian Sukatan Pelajaran

ABA…. / 01/ 01/006   Maklumat  Biodata (Guru/PPM/Murid)

ABA…. / 01/ 01/007   Ko-Akademik

ABA…. / 01/ 01/008   Sukan dan Motivasi

ABA…. / 01/ 01/009   Penguasaan Murid 4M

ABA…. / 01/ 01/010   Pencerapan / Penyeliaan

ABA…. / 01/ 01/011   Portfolio

ABA…. / 01/ 01/012   Kursus / Bengkel / Taklimat / Seminar

            ABA…. / 01/ 01/013  Kewangan

ABA…. / 01/ 01/014   Perolehan Harta Modal

ABA…. / 01/ 01/015   Perolehan Inventori

ABA…. / 01/ 01/016  Am

6.     ABA..../ 01/ 01/001   Surat Pekeliling / Siaran

Semua  arahan –arahan  atau  pekeliling  yang   berkaitan

7.     ABA.../ 01/ 01/002   Pendaftaran Murid

   Senarai Nama Murid dan Maklumat      Ibu Bapa,Penjaga

   Rumusan 

8.     ABA....../ 01/ 01/003   Jawatankuasa Prasekolah

·         1.Jawatankuasa  Prasekolah  sekolah

·         1 JawatankuasaPemilihan(GB,PK1,PK2,Pkko

Guru Prasek,Guru  Pend. Islam,Guru Tahap 1)

·         2.Jawatankuasa  Badan  Pemuafakatan

       9.   ABA..../ 01/ 01/004   Mesyuarat Pra

·         Surat  Panggilan  Mesyuarat

·         Minit  Mesyuarat

·         Handout

10.  ABA...../ 01/ 01/005   Fail Sukatan / Huraian Sukatan Pelajaran

·         Jadual  Waktu

·         Sukatan  dan  huraian

·         Rancangan  Tahunan

·         Takwim

11.  ABA...../ 01/ 01/006   Maklumat

·         Segala maklumat mengenai prasekolah

12.  ABA....../ 01/ 01/007   Ko-Akademik

·         Kertas  kerja/konsep 

·         Laporan

·         Post  Mortem

·         Contoh aktiviti :Pertandingan  mewarna

13.  ABA....../ 01/ 01/008   Sukan dan Motivasi

·         Kertas  kerja/ takwim

·         Laporan

·         Post Mortem

14.  ABA...../ 01/ 01/009   Penguasaan Murid 4M

·         Senarai Semak

·         Rekod Anekdot

·         Rekod Berterusan

·         Analisis Kajian /Pentaksiran 4M

             -Junior Kids Programme

15.  ABA…. / 01/ 01/010   Pencerapan / Penyeliaan

·         Jadual  Pencerapan  Guru

·         Jadual  penyeliaan  PPM

·         Salinan  laporan

16.  ABA…. / 01/ 01/011   Portfolio

·         Butiran  Peribadi  murid

·         Salinan Surat Beranak

·         Kad Pengenalan Ibu Bapa

·         Rekod Kesihatan Murid

·         Sijil Sakit

17.  ABA..../ 01/ 01/012   Kursus / Bengkel / Taklimat

·         Surat  Panggilan

18.  ABA...../ 01/ 01/013       Kewangan

·         1.Salinan  dokumen

19.  ABA...../ 01/ 01/014       Perolehan Harta Modal

·         1.Salinan  dokumen

20.  ABA...../ 01/ 01/015Perolehan Inventori

·         1.Salinan  dokumen

21.  ABA...../ 01/ 01/016       Am

·         1.Salinan  dokumen

PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL

(a)        Sampul Kecil.

Satu fail sementara dibuka kerana fail asalnya tidak ditemui. Fail ini mengandungi satu tajuk sahaja. Bila sudah digunakan ianya hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar.

Fail ini tidak aktif

CARA MEMBUKA FAIL

•       Namakan Fail- SURAT PEKELILING / SIARAN;

•       Nomborkan –bersistem SKM2/ 01/01/001;

•       Tebuk lubang 1 inci dengan penebuk;

•       Kertas minit di sebelah kiri kulit -rujukan;

•       Dokumen pertama sebelah kanan-sistem;

•       Masukkan dalam lubang yg ditebuk dengan benang

TUTUP FAIL

•       100 dokumen sehelai; atau tebal fail satu inci;

•       Nombor fail baru – sama SKM2/ 01/01/001 tambah JLD.2

                         ABA…. / 01/01/001 JLD.2 (1)

•       Fail lama ikat dengan tali putih (parcel) dan simpan ditempat yang selamat serta mudah dikesan jika diperlukan; 

PENGURUSAN FAIL PANITIA PRASEKOLAH

KANDUNGAN FAIL PANITIA PRASEKOLAH MENGIKUT ITEM ISO 9001:2000

1.  Takwim Prasekolah

2.  Struktur Oraganisasi Prasekolah

3.  Biodata dan Maklumat Guru dan PPM

4.  Jadual Waktu Guru dan PPM

5.  Minit Mesyuarat Kurikulum

6.  Program Peningkatan Mata Pelajaran / Aktiviti Prasekolah Sepanjang Tahun

7.  Peperiksaan Awam

8.  Peperiksaan Dalaman

9.  Senarai Buku Rujukan

10. Senarai Alat Bantu Mengajar

11. Maklumat Perkembangan Staf

12. Pemantauan Sukatan Mata Pelajaran

13. Pekeliling

14. Anggaran Perbelanjaan 

15. Kajian Tindakan

16. Sukatan Pelajaran

17. Rancangan Pelajaran

18. Soalan Ujian/ Peperiksaan

19. Lembaran Kerja Murid

JENIS-JENIS FAIL DAN BUKU REKOD PRASEKOLAH

Sebagai panduan senarai fail yang perlu ada di prasekolah adalah seperti di bawah :

1.FAIL PANITIA PRASEKOLAH -
Senarai AJK/Carta Organisasi/Jadual Waktu/Sukatan dan Huraian Prasek/Ranc.Tahunan/Takwim/Carta Gantt/Surat Panggilan Mesyuarat/Minit Mesyuarat/Biodata Guru Prasek,PPM,Guru Pend.Islam

2. FAIL PENGURUSAN PRASEKOLAH -
Arahan-arahan/Pekeliling berkaitan

3. REKOD PERKEMBANGAN MURID - Senarai Semak/Rekod Anekdot/Rekod Berterusan/Analisis Kajian 3M/Junior Kids Programme

4. FAIL PERIBADI MURID - Salinan Surat Beranak/Kad Pengenalan Ibu Bapa,Penjaga/Rekod Kesihatan Murid/Sijil Sakit

5. FAIL HASIL KERJA MURID - Individu dan Kumpulan (Pastikan disemak dan diberikan ulasan)

6. FAIL PERMUAFAKATAN - Senarai AJK/Surat Panggilan Mesyuarat/Minit Mesyuarat

7. FAIL PEMILIHAN MURID PRASEKOLAH - Senarai AJK (GB,PK1,PK2,PKko,Guru Prasek,Guru Pend.Islam,Guru Tahap 1)/Senarai Nama Murid dan Pendapatan Ibu Bapa,Penjaga/Surat Panggilan Mesyuarat/Minit Mesyuarat

8. FAIL KEWANGAN - Jumlah Terimaan PCG (salinan disahkan)/Perbelanjaan,Pembelian(salinan disahkan)/Lawatan/Tajaan dll

9. FAIL MESYUARAT/TAKLIMAT/KURSUS/SEMINAR - Surat panggilan/'Hands-out'

10. FAIL STOK - Inventori (Borang Kew PA3 & Kew PA5)-Peralatan yang tidak perlu penyelenggaraan tetapi mesti ada pelupusan/Harta Modal (Borang Kew PA2 & Kew PA4)-Peralatan yang perlu penyelenggaraan berjadual/tidak berjadual yang perlu pelupusan/Peralatan Pejabat (Borang J3 & J4)-Peralatan pakai buang/(Borang Kew PA7)-Senarai peralatan modal dan inventori dalam kelas dan ditampal pada dinding

11. FAIL MEJA GURU PRASEKOLAH DAN PPM
12. BUKU REKOD PELAWAT
13. BUKU REKOD KELUAR MASUK MURID
14. BUKU REKOD PERGERAKAN GURU DAN PPM
15. BUKU REKOD PERGERAKAN ALATAN / BBM

SOALAN LAZIM MENGENAI PRASEKOLAH

Soalan : Bagaimana hendak menggunakan wang baki Bantuan Makan Murid ?

Permohonan hendaklah dikemukakan ke Unit Pengurusan Prasekolah, Sektor Pengurusan Sekolah bagi mendapatkan kebenaran menggunakan wang baki tersebut 

Setiap permohonan mestilah menyatakan perincian pembelian bahan makan murid berdasarkan

i. surat siaran KP.1574/4/6/Jld.8 (33) bertarikh 30 Julai 2007 di para 2 menyatakan Bahagian Kewangan tiada halangan membenarkan pihak sekolah membelanjakan baki peruntukan tersebut bagi tujuan membekalkan makanan berkhasiat termasuk vitamin kepada murid prasekolah sahaja.

ii. J.Pend.Pk(Kew)3536/1/(38) bertarikh 3 Disember 2008 – Perkara 6 menyatakan Lebihan peruntukan Bantuan makanan Prasekolah boleh dibelanjakan untuk tujuan membekalkan makanan berkhasiat termasuk vitamin kepada murid prasekolah sahaja dengan cara membuat permohonan ke Jabatan Pelajaran Perak. Jika berlaku pengurangan murid melebihi 5% daripada bilangan murid sebenar, lebihan tersebut hendaklah dipulangkan ke Jabatan Pelajaran Perak.

.

Soalan : Bagaimana cara melaksanakan lawatan sambil belajar murid prasekolah di bawah Kementerian Pelajaran Malaysia ?

Permohonan lawatan perlu mendapatkan kebenaran dari pihak Pejabat Pelajaran Daerah masing-masing dengan disertakan Kertas Kerja Lawatan 

Pihak Unit Pengurusan Prasekolah hanya membantu menyediakan peruntukan sewaan bayaran perkhidmatan bas berpandukan kepada kadar sewaan bas yang dikeluarkan oleh Unit Kewangan, Jabatan Pelajaran Negeri. Permohonan mestilah disertakan dengan satu salinan kertas kerja lawatan yang diluluskan oleh PPD dan selewat-lewatnya sebulan sebelum tarikh lawatan dijalankan. Permohonan yang lewat tidak akan dilayan.

.

Soalan : Bagaimana cara bagi menggantikan Pembantu Pengurusan Murid yang cuti bersalin /  yang bertukar dengan tiada pengganti / cuti sakit berpanjangan ?

Surat Permohonan hendaklah dikemukakan ke Unit Pengurusan Prasekolah, Sektor Pengurusan Sekolah bagi mendapatkan kelulusan dan surat tawaran 

Soalan : Adakah perlu dipulangkan lebihan peruntukan wang Bantuan Makanan Murid Prasekolah dan PCG bagi tahun-tahun semasa ?

Sekiranya berlaku pengurangan murid melebihi 5% daripada bilangan murid sebenar atau berbanding tahun asas tuntutan, lebihan tersebut hendaklah dipulangkan ke Unit Kewangan, Jabatan Pelajaran Perak sebelum 31 Julai tahun semasa. (Surat siaran : J.Pend.PK(kew)3164/Jld.lll (92) bertarikh 16 Mac 2004) 

.

Soalan : Bolehkah pihak sekolah membuat tuntutan pelarasan peruntukan bagi aktivti prasekolah

Tuntutan pelarasan bagi aktiviti prasekolah tidak dibenarkan merujuk kepada surat KP.1573/17/Jld. 14 (4) bertarikh 16 Oktober 2002 

Soalan : Sekolah manakah di negeri Perak yang mempunyai kelas prasekolah?

Senarai sekolah di negeri Perak yang mempunyai kelas 

SYARAT KELAYAKAN MASUK KE PRASEKOLAH KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA

Syarat-syarat Kemasukan Murid Ke Kelas Prasekolah KPM adalah merujuk surat : KP(PUU)10074/02/9/Jld.3(58) bertarikh 6 Mac 2002 dan KP(BS)/(PSR)8502/10/Jld.Vll(8) bertarikh 29 Mac 2002.

i) Warganegara Malaysia sahaja. (Merujuk kepada penerimaan kemasukan murid ke sekolah rendah).

ii) Kanak-kanak yang mencapai umur lima (5) tahun pada hari pertama bulan Januari dalam tahun persekolahan semasa.

iii) Keutamaan pemilihan berasaskan kepada merit pendapatan ibu bapa/penjaga di bawah garis kemiskinan dan ‘ranking’ pendapatan perkapita keluarga dari rendah ke tinggi.

iv) Jumlah bilangan murid setiap kelas tidak melebihi daripada 25 orang.

v) Proses pemilihan murid prasekolah KPM hendaklah dibuat oleh Jawatankuasa Pemilihan Murid Prasekolah.

Kemasukan ke Kelas Prasekolah, Kementerian Pelajaran Malaysia

Tarikh mula pendaftaran                                :          1  Jun tahun

Tarikh tutup pendaftaran                             :           30 September

Surat tawaran masuk                                    :          11 November

Jawapan penerimaan tawaran               :          30 November

Pendaftaran masuk kelas                           :          Sesi persekolahan tahun berikutnya.

SENARAI SEMAK PEMERIKSAAN PRASEKOLAH OLEH JEMAAH NAZIR

1. Pelan taktikal - prasekolah

2. Minit mesyuarat

3. Anggaran belanja mengurus - prasekolah

4. Jadual penyeliaan P&P - prasekolah

5. Rekod pencerapan P&P prasekolah

6. Rekod pencerapan Pengurusan prasekolah

7. Akta pendidikan 1996 (Peraturan2 pendidikan kurikulum prasekolah kebangsaan 2002)

8. SPI Bil 9/2010

9. SPK Bil. 8/2010

10. Takwim prasekolah

11. Buku panduan pengurusan prasekolah

12. Fail jawatankuasa prasekolah

13. Rekod kedatangan murid prasekolah

14. Portfolio murid

15. Rekod perkembangan kemajuan murid

16. Rekod pelawat di bilik prasekolah

17. Rekod keluar masuk murid prasekolah

18. Rekod pergerakan guru/ pembantu pengurusan murid di kelas prasekolah

19. Buku stok pembelian bahan makanan

20. Kad inventori

21. Rekod kesihatan murid prasekolah